Jeden z často podceňovaných krokov pri manažovaní projektov či biznisov je vedenie a sledovanie štatistík. Potrebuješ isté štatistiky pre úrady (daň, účtovníctvo), no tam to nekončí. Ak nemáš presný prehľad nákladov a výnosov, počet zákazníkov, koľko strán píšeš a za aké ceny a aký čas, tak nikdy nebudeš presne vedieť, či naozaj zarábaš tak, ako si myslíš. Nebudeš vedieť či sa zlepšuješ alebo zhoršuješ. Vieš písať články čoraz rýchlejšie, za tú istú cenu? Alebo píšeš články za viac času, no berieš za to viac? Ktorá z týchto možností je lepšia? Jedna objednávka za vyššiu cenu, na ktorej stráviš viac času alebo viacero menších a rýchlych objednávok? Bez poriadnych štatistík budeš len hádať. A dobre vieme, že pri hádaní biznis rozhodnutí to častokrát končí rýchlo a nešťastne.

Môžeš mať objednávky za dobré ceny, s ktorými si spokojný, no je ťažké si pamätať aj všetky výdavky a náš odhad času stráveného písaním je častokrát veľmi skreslený. Bez štatistík sa spoliehaš na svoje odhady a pamäť a je všeobecne známe, že tá je klamlivá, skresľuje a zabúda. Pri odhadovaní času sme zvyčajne príliš optimistickí – myslíme si, že na tom strávime menej času, ako v skutočnosti. A pri odhadovaní nákladov stále na nejaké zabudneme.

Štatistiky ti zaručia nasledovné:

• presný prehľad nákladov a výnosov a takto aj presný čistý zárobok
• čas strávený písaním a takto si vypočítaš aj priemerný zárobok na hodinu či za stranu a budeš vedieť jasne povedať, či sa časom zlepšuješ alebo stagnuješ / zhoršuješ sa z hľadiska tvojej rýchlosti a efektivity
• počet objednávok a napísaných strán a teda aj priemerný zárobok na objednávku či stranu a takto si sledovať či zarábaš viac za menej práce, alebo sa ti len zvyšuje množstvo práce a s tým úmerne aj zárobok
• kategorizáciu nákladov a výnosov čo ti ukáže oblasti, kde získavaš viac za nižšie náklady a naopak – nákladové oblasti, ktoré až toľko nezarábajú

Tieto štatistiky sa dajú získať ľahko – potrebuješ na to trochu konzistencie, nejaké online nástroje a jednu tabuľku na spracovanie týchto údajov. Prejdeme si ich postupne:

Meranie času

Na to odporúčam www.toggl.com. Je to zdarma a veľmi jednoduchý systém na meranie času strávenom na rôznych činnostiach. Vieš si tam vytvoriť aj položky pre jednotlivých klientov, takže si aj ľahko zistíš, ktorý klient a písanie pre neho si vyžaduje koľko času. Takto môžeš uprednostniť klientov, kde vieš napísať články efektívnejšie a takto zarobiť viac.

Toggl si môžeš stiahnuť na tvoj PC alebo len používať online verziu.

Postup je jednoduchý – napíšeš názov činnosti a začneš časovač. Pri pauze ho vieš zastaviť, potom pokračovať ďalej. Po dokončení si čas zapíšeš do tabuľky, ktorú prejdeme nižšie. Takisto ti toggl.com pripraví štatistiky a grafy, takže si to budeš môcť prezrieť za rôzne obdobia – denne, týždenne, mesačne.

Zapisovanie dát (nákladov, výnosov, objednávok, času)

Na to som ti vytvoril tento súbor.

Postup pre získanie vlastnej kópie súboru, aby si ho mohol editovať:

1. otvor tento zdieľaný súbor a klikni na možnosti súboru (menu „File“ alebo „Súbor“ pod názvom, vpravo hore)
2. vyber možnosť „Download As“ alebo „Stiahnuť“ a vyber si formát Microsoft Excel
3. Stiahni sa ti to na tvoj PC, tam s tým už môžeš pracovať podľa inštrukcií v tomto dokumente a v stiahnutom súbore

Alternatíva – ak používaš Google Docs:

1. otvor tento zdieľaný súbor a klikni na možnosti súboru (menu „File“ alebo „Súbor“ pod názvom, vpravo hore)
2. vyber možnosť „Make a copy“ alebo „Kopírovať“ a skopíruj si ho do svojho Google Docs
3. Ďalej už môžeš pracovať podľa inštrukcií v tomto dokumente a v stiahnutom súbore

Najdôležitejšia pri zbieraní štatistík je konzistencia. Ak začneš vynechávať isté náklady či výnosy, tak to potom prestaň robiť úplne – štatistiky nebudú mať žiadnu hodnotu. Takže si na tom daj záležať. Aby si na to nezabudol, tak si do svojho telefónu alebo na pracovnú plochu daj pripomienku. Ak to vydržíš mesiac, tak sa z toho stane dobrý návyk a budeš to robiť automaticky. Ja už napríklad neviem vynechať zapísanie nejakého predaja či nákladu z jedného z mojich projektov – zvykol som si na to tak, že to už je automatické. Vznikne náklad / výnos = zapíšem ho akonáhle sa dostanem na PC alebo do telefónu, čo prepíšem potom. Dnes veľmi pomáha možnosť mať Google Docs na telefóne – môžeš si všetko zapisovať kdekoľvek, aj bez PC.

Tento súbor má 2 záložky:

• „Prijmy a vydavky“
  • náklady – reklama, doména a pod.
  • výnosy – vlastne všetky objednávky od klientov + ich detaily ako počet objednaných strán, koľko hodín si strávil na danom projekte (to dopíšeš dodatočne po dokončení, keď si to zmeriaš na Toggl.com)
  • tu budeš zapisovať všetky transakcie spadajúce pod tento projektoch
• „Prehlad“
  • celkové náklady a výnosy + čistý profit (výnosy – náklady) – graf ti ukáže, či tvoje príjmy časom rastú
  • počet objednávok, počet strán a počet hodín – vieš si odsledovať či ti rastú výnosy vďaka vyššiemu počtu objednávok, alebo len zarábaš viac na tom istom počte objednávok. Alebo koľko strán celkovo produkuješ, či to stúpa, klesá a koľko hodín na to mesačne venuješ
  • priemerné kalkulácie – tu si odsleduješ napríklad priemerný profit na hodinu (malo by to stále rásť – ináč stagnuješ a nezlepšuješ sa – nerobíš to za viac peňazí alebo za menej času. Áno, čím vyšší priemerný profit na hodinu, tým lepšie to robíš), prípadne čas na stranu, cena za stranu a profit / výnos na stranu, ktoré ti ukážu či sa tvoja efektivita zlepšuje a tiež kde. Ak sa zvyšuje výnos na hodinu rýchlejšie ako klesá čas na stranu, tak zarábaš / platia ti viac no trvá ti to zhruba tak isto. Ak klesá čas na stranu rýchlejšie ako výnosy na hodinu, tak ti platia to isté, no vieš to spraviť rýchlejšie, preto získaš viac za ten istý čas. Ak vieš zvýšiť výnosy a zároveň znížiť čas na stranu, tak ideš tou najoptimálnejšou cestou. 🙂
  • tieto položky sa vypočítajú samé pre rok 2017 (pre ďalšie roky si urob novú kópiu súboru)
  • môžeš si tu sledovať mesačne a ročne (riadok CELKOM):

Je tam toho dosť, možno to na začiatok bude trochu ohromujúce, no na takýchto štatistikách (a stovkách ďalších, komplikovanejších) fungujú tie najúspešnejšie biznisy. Ako vieš a do akej miery si úspešný, či smeruješ dobrým smerom alebo kráčaš spätne či stagnuješ, ak nemáš na to nejaké indikátory? Ak si odpovedáš, že na to máš nejaký „gut feeling“ – že to skrátka vieš, či cítiš, tak mi ver – máš to skreslené. Gut feel je dobrý v situáciách, kde je možnosť A alebo B, ale nie v situáciách, kde máš celú škálu možností a rôzne z nich sú dobré alebo zlé, či len čiastočne dobré a pod. Tam je už potrebné sa oprieť o nejaké štatistiky, ktoré ti to potvrdia s istotou.

Samozrejme takéto štatistiky sa ti hodia aj pre iné projekty a biznisy, takže si túto tabuľku dobre ulož. 🙂

Vieš už čo robiť, pre koho, za koľko, ako to robiť dobre a získať zákazníkov a vieš si to aj efektívne merať. Nie je to všetko ale len o tvojich znalostiach – pri písaní článkov sa musíš spoliehať na externé zdroje a ich informácie. Ako nájdeš tie správne a zistíš, ktoré sú spoľahlivé a ktoré nie?